BizWiser werkt voor grote en kleine non-profitorganisaties. In de profitsector richten wij ons vooral op het MKB. Klanten die bij BizWiser aankloppen, kunnen rekenen op volledige vertrouwelijkheid. Wij noemen hun namen niet op onze website en in andere publicaties.
Om toch een beeld te geven van de problematiek waarmee BizWiser zich bezighoudt, komen wij met onze "Case van de Week", en vindt u in deze rubriek verhalen uit de praktijk.
De praktijkgevallen op deze site zijn gebaseerd op ervaringen van medewerkers van BizWiser B.V. Wanneer er geen auteursnaam wordt genoemd, zijn ze geschreven door Fokkelien von Meyenfeldt.
De beschreven situaties zijn waar gebeurd, maar namen van personen en organisaties zijn fictief. Soms haken we in op actuele thema's, zoals in het geval van Ajax.
Samenspannen
datum: 4 juli 2011
thema: Vertrouwen
Aanvankelijk richtte BizWiser zich voornamelijk op non-profitorganisaties, maar in het afgelopen jaar hebben we nogal wat werk verricht in het MKB. Een veel voorkomend probleem is dat van een klein bedrijfje (maximaal 5 medewerkers) dat een groeispurt doormaakt. "Hoe zorg ik dat ik niet leeg gestolen word?", is een vraag die ons regelmatig - in verschillende bewoordingen - wordt voorgelegd. In deze aflevering bekijken we het verhaal van de inkoper.
Het is een belangrijke vraag, getuige het verhaal van Fred, voor zijn vervroegde pensionering inkoper bij een grote metaalfabriek.
Fred had goede contacten in de wereld van het oud metaal en wist daardoor vaak de hand te leggen op interessante partijen tegen aantrekkelijke prijzen. Maar de prijzen waren nog aantrekkelijker dan zijn werkgever wist. Fred liet een bon uitschrijven voor het bedrag dat zijn werkgever verwachtte, maar nam meer af dan daarop werd omschreven; het extra materiaal verkocht hij door en de winst deelde hij met de handelaar.
Het bedrijf heeft nooit geweten dat Fred zo zijn eigen handeltje dreef. Na zijn vervroegd pensioen heeft hij zich met zijn vrouw in Zuid Spanje gevestigd, waar hij nog steeds van een onbezorgde oude dag geniet.
Commentaar: Dit soort praktijken wordt wel aangeduid als samenspannen. Wilt u echt volledig uitsluiten dat er in uw organisatie wordt samengespannen, dan zal dat de werksfeer en de flexibiliteit niet bevorderen. Zijn slagvaardigheid en flexibiliteit binnen uw organisatie belangrijk? Dan loopt u altijd een zeker risico. Wilt u de zaak echt volledig dichttimmeren? Houd er dan rekening mee dat juist dát bepaalde mensen stimuleert om naar gaten in de regelgeving te zoeken.
Oplossing: Een goede inrichting van de organisatie, waarbij onder meer rekening wordt gehouden met principes als controletechnische functiescheiding, is een stap in de richting om samenspannen te voorkomen.
- Laat bijvoorbeeld niet steeds dezelfde twee mensen samenwerken als het om taken gaat die een zeker financieel risico met zich meebrengen, maar zorg voor taakroulatie en/of een derde partij: samenspannen met drie partijen is een stuk lastiger dan met z'n tweeën (al is het niet onmogelijk). Er zijn procedures nodig en het is uiteraard van belang dat de medewerkers die procedures kennen en er zich aan houden. Daar komt veel bij kijken (zie Von Meyenfeldt, AO & ICT, pagina 314 e.v.), maar BizWiser kan u hierbij helpen.
- Met de klassieke middelen, zoals beperking van de bevoegdheden (voor niet meer dan een bepaald bedrag per dag/week inkopen) en kopieën van de transactie sturen naar de financiële administratie, inkoop en opslag, houd je dit soort fraudes niet tegen, maar je houdt wel de schade binnen de perken.
Als bij het samenspannen een andere organisatie betrokken is, wordt het wat lastiger, maar zijn er ook nog voldoende mogelijkheden.
- Met een goed voorraadbeheer worden de meeste problemen ondervangen.
- Ook hier zou roulatie uitkomst kunnen brengen: laat niet steeds dezelfde inkoper met dezelfde leveranciers samenwerken. Dit is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. In de praktijk hebben inkopers goede contacten met "hun" leveranciers, zodat ze scherp kunnen inkopen.
- Het is van belang dat op de financiële administratie de gemiddelde dagprijzen van in te kopen artikelen en grondstoffen worden bijgehouden; dat maakt handeltjes als die van Fred veel moeilijker. In de wereld van het oud metaal is dat niet zo eenvoudig, maar het is altijd goed in ieder geval enigszins op de hoogte te zijn van de geldende prijzen en zo paal en perk te stellen aan de mogelijkheden tot fraude.
<< Terug naar het archiefoverzicht
Ga naar de actuele cases
