BizWiser werkt voor grote en kleine non-profitorganisaties. In de profitsector richten wij ons vooral op het MKB. Klanten die bij BizWiser aankloppen, kunnen rekenen op volledige vertrouwelijkheid. Wij noemen hun namen niet op onze website en in andere publicaties.
Om toch een beeld te geven van de problematiek waarmee BizWiser zich bezighoudt, komen wij met onze "Case van de Week", en vindt u in deze rubriek verhalen uit de praktijk.
De praktijkgevallen op deze site zijn gebaseerd op ervaringen van medewerkers van BizWiser B.V. Wanneer er geen auteursnaam wordt genoemd, zijn ze geschreven door Fokkelien von Meyenfeldt.
De beschreven situaties zijn waar gebeurd, maar namen van personen en organisaties zijn fictief. Soms haken we in op actuele thema's, zoals in het geval van Ajax.
Planning Thuiszorg
datum: 22 jui 2011
thema: Automatisering
In veel organisaties is planning een belangrijk aandachtspunt. Dat is bijvoorbeeld het geval In de thuiszorg, waar de flexibele hulpverlening echt een heet hangijzer is. Vaak wordt er gezegd: "Als we maar een geautomatiseerd systeem hebben, dan komt alles goed". In zekere zin is dat ook waar. Alleen moet er vooraf wel het een en ander gebeuren voor er daadwerkelijk geautomatiseerd kan worden.
Bij de Stichting Zorg Totaal te IJsseldam is een project gestart inzake de flexibele hulpverlening. De vraag naar deze vorm van thuiszorg is explosief toegenomen. Het gaat hier om hulp in de avonduren, tijdens weekends & feestdagen en om vormen van dienstverlening die minder tijd vergen dan een volledig dagdeel. Men beschikt over een geautomatiseerd roostersysteem, maar dat is indertijd gebouwd op het plannen in dagdelen. Zelfs bij planning op basis van volle uren loopt het systeem al regelmatig vast, terwijl men tot op een kwartier nauwkeurig wil kunnen roosteren.
IJsseldam is voor de thuiszorg ingedeeld in drie wijken. Voor iedere wijk is een leidinggevende aangesteld die verantwoordelijk is voor planning van de werkzaamheden en roostering van de verzorgenden.
BizWiser heeft een quickscan uitgevoerd, waaruit onder meer naar voren kwam dat in de ene wijk totaal anders wordt gewerkt dan in de andere. Dat betekent bijvoorbeeld dat bij ziekte van een leidinggevende een collega niet zonder meer het werk kan overnemen.
Commentaar: Voor er ook maar gedacht kan worden aan een nieuw systeem, zullen de wijken eerst allemaal op dezelfde manier moeten gaan werken. Kan er zonder meer gekozen worden voor de aanpak in één van de wijken?
· Op het eerste gezicht lijkt de werkwijze van wijk B het meest efficiënt: (1) het aantal klachten van hulpvragers ligt hier 12% lager dan in wijk C en 5% lager dan in wijk A; (2) de verzorgenden van B handelen het grootste aantal hulpvragen per dagdeel af.
· Aan de andere kant: in een tevredenheidsonderzoek onder de cliënten springt wijk C er heel gunstig uit, terwijl het ziekteverzuim van verzorgenden in wijk A significant lager is dan dat in de beide andere wijken.
Aanpak: Wanneer je zonder meer de efficiënte werkwijze van wijk B ook gaat voorschrijven voor de wijken A en C, is dat vragen om problemen. Dat geldt zeker in dit geval, waar al bij een oppervlakkig onderzoek blijkt dat A en C er op bepaalde punten gunstig uit springen. Maar zelfs al zou er op het eerste gezicht helemaal niets pleiten voor een andere aanpak, wanneer je draagvlak wilt creëren voor een organisatieverandering, dan is daar meer voor nodig dan alleen de observaties van een adviesbureau.
In overleg met het management van Zorg Totaal organiseert BizWiser daarom een workshop waarbij de drie leidinggevenden aanwezig zijn plus drie verzorgenden uit elke wijk.
Tijdens de workshop worden een aantal belangrijke processen in kaart gebracht, en daarbij blijkt dat de werkwijze in wijk B zeker niet op alle punten het beste is. Zo houdt de leidinggevende in A rekening met de route die een verzorgende moet fietsen en wordt ook de fietstijd mee berekend. Daardoor hebben de verzorgenden meer rust bij de uitvoering van hun werk. In wijk C wordt gestreefd naar een zo persoonlijk mogelijke hulpverlening. De leidinggevende probeert hulpvragers en hulpverleners zoveel mogelijk aan elkaar te koppelen. De cliënten stellen dit zeer op prijs, maar het gevolg is wel dat als het eens een keer niet lukt, er meteen ook meer klachten komen.
Resultaat: De workshop levert een lijst van functionele eisen op waaraan een nieuw planningsysteem moet voldoen. De items zijn gerangschikt naar prioriteit. Deze lijst dient als basis voor de selectie van het aan te schaffen planningspakket.
<< Terug naar het archiefoverzicht
Ga naar de actuele cases
